Важные вопросы по отчету СЗВ-ТД

В своем сообществе ВКонтакте мы уже рассказывали об отчете СЗВ-ТД. Но вопросов меньше не становится. Мы выяснили, что интересует кадровиков в связи с введением нового отчета, и собрали ответы на популярные вопросы в одном тексте — сохраните статью в закладках, чтобы подсказки по СЗВ-ТД всегда были под рукой.

Кто должен сдавать отчет СЗВ-ТД?

Все компании и ИП.

Новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года нужно сдавать на всех сотрудников, у которых были кадровые изменения в отчетном периоде (например, увольнение, прием на работу, перевод, подача заявления о выборе формата трудовой книжки и пр.). С 2021 года документ нужно будет сдавать вне зависимости от того, были кадровые мероприятия в отчетном периоде или нет.

Обратите внимание: если вашу компанию переименовали, обязательно нужно сделать отчет СЗВ-ТД с информацией о смене наименования. Документ оформляется на каждого сотрудника, который работал в компании в том месяце, когда завершили процедуру переименования. Чтобы сделать это, в форме отчета СЗВ-ТД в графе 2 укажите дату смены названия, в графе 3 — «переименование», в графе 4 укажите, что [прежнее название фирмы] с [дата] переименовано в [новое название].

Как заполнить отчет СЗВ-ТД?

Полный перечень кадровых изменений, которые нужно внести, можно посмотреть в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Там же вы найдете порядок заполнения отчета СЗВ-ТД.

В документе нужно отражать кадровые изменения, касающиеся сотрудников компании, включая удаленных работников и совместителей. Сведения подают по каждому сотруднику отдельно. Все данные о работнике и работодателе должны соответствовать сведениям, которые указаны в официальных документах.

Данные в отчете разделяют по разным графам. При внесении сведений нужно использовать коды для отчета СЗВ-ТД (их указывают в графе 3):

• 1 — прием на работу.
• 2 — кадровый перевод.
• 3 — изменение наименования страхователя.
• 4 — присвоение работнику второй и последующей специальности, профессии или иной квалификации. При формировании отчета СЗВ-ТД с этим кодом нужно указать класс, категорию, чин, разряд, уровень квалификации и пр. — выбирайте то, что применимо к конкретной ситуации.
• 5 — увольнение.
• 6 — лишение права заниматься конкретной деятельностью или занимать определенные должности по решению суда.

В целом формирование нового отчета принципиально мало чем отличается от заполнения трудовой книжки.

В какой программе делать отчет СЗВ-ТД?

Для его формирования можно использовать Документы ПУ 6, Spu_orb (эти программы есть на сайте ПФР), Контур.Экстерн, 1С: Зарплата и управление персоналом, СБИС и пр.

Для проверки отчета СЗВ-ТД можно использовать ПО ПД. Это программное обеспечение можно скачать с сайта ПФР РФ.

Разберем детальнее несколько популярных вариантов.

Как заполнить отчет СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)?

1. Перейдите в раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Электронные трудовые книжки».
2. Нажмите «Создать» и выберите пункт «Сведения о трудовой деятельности работника, СЗВ-ТД».
3. Выберите отчетный период и нажмите «Заполнить». Программа сформирует таблицу с данными о сотрудниках, которых коснулись кадровые изменения в отчетном периоде. Кликните на нужную строку, чтобы открыть форму, и заполните отчет.

Как заполнить отчет СЗВ-ТД в Контур.Экстерн?

1. Подключите форму в программе. Для этого может потребоваться доплата. Вариант подключения зависит от типа вашей организации и выбранного тарифа — обратитесь в техподдержку Контур.Экстерн, если возникнут вопросы.
2. Выберите в меню «ПФР» — «Заполнить отчет или корректировку».
3. Выберите нужный отчет и внесите данные в форму.
4. Программа проверит правильность заполнения. Если проверка выявит ошибки — исправьте их. Если нет — отправляйте отчет в ПФР.

Как заполнить отчет СЗВ-ТД в СБИС?

1. В разделе «Отчётность, справки» выберите пункт «Электронные трудовые книжки». Выберите отчетный период и представителя в ПФР. Нажмите «Далее».
2. Во вкладке «Отредактировать отчет» выберите «Сведения о трудовой деятельности» и нажмите «Добавить».
3. В открывшемся окне добавьте сотрудника, для которого нужно оформить отчет. Форма заполнится автоматически, если при создании кадрового события вы поставили галочку в окошке «Заполнить трудовую книжку». Если такую отметку в кадровом событии вы не ставили, форму нужно будет заполнить вручную.
4. Проверьте отчет и сохраните его для отправки в ПФР, используя «Выгрузить»  или «Сохранить».

Когда сдавать отчет СЗВ-ТД?

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД в 2020 году — не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые изменения. Если 15 число выпадает на выходной, срок сдачи переносится: например, в феврале отчет нужно было сдать не до 15, а до 17.

Отчет в 2020 нужно сдать:

• за февраль — до 16.03.2020;
• за март — до 15.04.2020;
• за апрель — до 15.05.2020;
• за май — до 15.06.2020;
• за июнь — до 15.07.2020;
• за июль — до 17.08.2020;
• за август — до 15.09.2020;
• за сентябрь — до 15.10.2020;
• за октябрь — до 16.11.2020;
• за ноябрь — до 15.12.2020;
• за декабрь — до 15.01.2021.

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД в 2021 году — не позднее следующего рабочего дня после увольнения или приема на работу; не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором сотрудника перевели на другую работу или получили от него заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.

Нужно ли сдавать нулевой отчет СЗВ-ТД?

Нет, не нужно. Нулевой отчет СЗВ-ТД не предусмотрен законодательством. Должен быть заполнен хотя бы один блок — с заявлением о выборе формы ведения трудовой книжки или с кадровым мероприятием.

Как правильно заполнить в отчете СЗВ-ТД раздел о заявлениях с решениями по трудовым книжкам?

Заполняйте этот раздел только в случае, если сотрудник в отчетный период принес письменной заявление о выборе формата ведения сведений о трудовой деятельности. Если сотрудник решил оставить трудовую книжку, напишите дату подачи заявления в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки».

Кого включать в отчет СЗВ-ТД? Нужно ли отражать сведения об умерших, переведенных на постоянную работу и пр.?

Разберем несколько ситуаций.

Нужно ли заполнять отчет по форме СЗВ-ТД, если сотрудник умер?

Да. Выберите кадровое мероприятие «Увольнение», в причинах укажите «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ».

Нужно ли заполнять кадровый отчет по форме СЗВ-ТД на работающего пенсионера?

Да, нужно. Этот отчет заполняют на всех сотрудников, в отношении которых за отчетный период были проведены кадровые изменения. Сотрудники, которые работают удаленно или получают пенсию — не исключение.

Включать ли в отчет СЗВ-ТД совместителей?

Да, включать, даже если записей о совместительстве нет в трудовой книжке. В отчете нужно отразить кадровые мероприятия только в рамках трудового договора о работе по совместительству. При внутреннем совместительстве отражать сведения о кадровых изменениях по основному месту работы не нужно.

Как отправить отчет СЗВ-ТД, чтобы его приняли?

Сделать это можно через программное обеспечение, которое вы используете. Также отчет можно передавать через электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя».

Перед отправкой отчета по форме СЗВ-ТД нужно зарегистрироваться в новой информационной системе — АИС ПФР-2. Для этого следует отправить заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (форма ЗПЭД) — сделать это можно с помощью той же системы, через которую вы сдаете отчетность. Обратите внимание: заявление обязательно должно быть заверено квалифицированной электронной подписью руководителя организации! Если вы не зарегистрируетесь в системе, отчет СЗВ-ТД могут не принять.

Обратите внимание: отчет СЗВ-ТД в электронном виде обязаны предоставлять все работодатели, у которых трудится больше 25 человек. Если зарегистрированных сотрудников меньше 25, документ можно предоставлять на бумаге.

Электронный отчет СЗВ-ТД обязательно нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Если сейчас она есть только у главного бухгалтера, рекомендуем дать лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, полномочия подписывать отчеты.

Как изменить сведения в отчете СЗВ-ТД, если при оформлении была допущена ошибка?

Об этом сказано в п. 2.6 постановления ПФР, Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Заполните форму в соответствии с первоначальными сведениями, которые нужно отменить, а в графе «Признак отмены» поставьте «Х». Затем сформируйте и отправьте верную форму по данному работнику.

Если отчет не принят полностью — например, вы подали два отчета на одного и того же сотрудника вместо двух отчетов на разных сотрудников, — тогда система не примет ошибочный документ. В этом случае отчет по второму сотруднику нужно будет отправить снова.

В протоколе отчета любой системы электронного документооборота есть указание на обнаруженные ошибки или неточности. Например, в системе СБИС в протоколе есть 3 графы: «предупреждений», «ошибок», «грубых ошибок» с указанием количества. Система автоматически проверит отчет и подскажет, что нужно исправить. Лучше отправлять отчет заранее, чтобы было время исправить неточности.

Если документ оформлен правильно, в протоколе передачи будет стоять отметка «Документ принят!».