8 (800) 707-76-83 Звонок по России бесплатный Пн.-пт. с 9:00 до 18:00 по Москве
Обратный звонок

Внимание! В сентябре сотрудники школы продолжают работать дистанционно с пн. по пт. в режиме с 8 до 20 часов, сб.и вс. с 10 до 18 часов по Москве.

Главная > Блог > Что нужно знать об оформлении трудовой книжки: подробное руководство для кадровиков

Что нужно знать об оформлении трудовой книжки: подробное руководство для кадровиков

03.04.2019

Неправильное оформление и хранение трудовых книжек грозит и работодателю, и специалисту по кадровому делопроизводству крупными неприятностями. Но их можно избежать, если знать все основные требования и нормы законодательства, которые касаются работы с этим документом.

Мы собрали главные вопросы о трудовых книжках, в которых нужно разобраться кадровику, детально рассмотрели их, а в качестве бонуса добавили подробный чек-лист для аудита.

Что нужно знать об оформлении трудовой книжки

В подготовке статьи принял участие преподаватель-эксперт

Веселко Елизавета Владимировна

Опыт работы 14 лет, с 2010 года начальник отдела кадров торговой сети, штат 3000 человек. Эксперт в документировании трудовых отношений. Автор учебных программ.

Где купить трудовую книжку и почему нельзя использовать документ из киоска?

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора сотрудник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Исключение — ситуации, когда сотрудник впервые заключает трудовой договор или устраивается на работу с совмещением должностей.

Обязанность специалиста по кадровому делопроизводству — проверить трудовую книжку, которую предоставил работник, и убедиться, что она действительна. А действительными являются только образцы от 1938, 1973, 2003 и 2004 гг. Откройте документ на последней странице. Там вы увидите надпись «© МПФ Госзнака. 2003. В.», где 2003 (1938, 1973 или 2004) — это не год выпуска, а год издания образца.

Трудовая книжка

Время выпуска трудовой книжки можно определить по серии и номеру:

Номер

Годы выпуска

Серии трудовых книжек

1

1975 — 1976 гг.

АТ-I

2

1977 — 1979 гг.

АТ-II

3

1980 — 1982 гг.

АТ-III

4

1983 — 1985 гг.

АТ-IV

5

1986 — 1989 гг.

АТ-V

6

1990 — 1992 гг.

АТ-VI

7

1993 — 1997 гг.

АТ-VII

8

1998 — 2000 гг.

АТ-VIII

9

2001 г. — первая половина 2003 г.

АТ-IX

10

вторая половина 2003 г.

АТ-X


Трудовые книжки с 2004 г. по настоящее время:

Номер

Годы выпуска

Серии трудовых книжек

1

2004 — 2005 гг.

ТК

2

2006 — 2007 гг.

ТК- I

3

2008 г. — июнь 2010 г.

ТК- II

4

июнь 2010 г. — 2012 г.

ТК- III

5

2013 г. — октябрь 2015 г.

ТК- IV

6

октябрь 2015 г. — настоящее время

ТК- V


Чтобы удостовериться в подлинности книжки или вкладыша, проверьте, соответствует ли серия и номер документа году выпуска, а оформление — форме, установленной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Если вы проверили трудовую книжку и выяснили, что она недействительна — ее нужно заменить. Для восстановления всех записей сотруднику придется собирать справки с прошлых мест работы.

Также может быть интересно

Трудовая книжка: особенности ведения и заполнения. Часть 1

Вебинар специалиста по кадрам с более чем 15-летним стаже [...]

Трудовая книжка: особенности ведения и заполнения. 2 часть

Вторая часть вебинара, разработанного экспертом в докумен [...]

Что будет, если принять поддельный документ или купить недействительную трудовую книжку в киоске, магазине канцтоваров? Во-первых, если ФСС проведет проверку и выявит нарушение, компании не возместят расходы по больничным листам работника. Во-вторых, если сотрудники трудовой инспекции выяснят, что документ не подлинный, они выпишут штраф и предписание по замене. В итоге менять трудовую книжку все равно придется, но уже с дополнительными убытками для компании.

А если сотрудник — иностранец?

Трудовая книжка должна быть у всех людей, которые заключают трудовой договор без совмещения должностей и работают на территории России. Иностранцы — не исключение. Но тут есть нюансы:

  • Если у иностранца нет трудовой книжки, ее нужно оформить. Руководствуйтесь общими правилами заполнения документа — никакой специфики для граждан других государств здесь нет.
  • Если книжка есть, загляните в ст. 66 ТК РФ, а также прочитайте Письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 — в нем даны разъяснения на этот счет. Так, если гражданин государства, входившего в состав СССР, предоставил книжку образца 1938 или 1973 года, вы можете ее заполнять, поскольку она соответствует принятым в РФ требованиям. Если же трудовая книжка иностранца оформлена на другом языке и издана не в СССР, принимать ее нельзя — следует заполнить новую. Вносить в нее информацию о предыдущих местах работы сотрудника за границей не нужно.

Заграничный трудовой стаж учитывается только в случае, если сотрудник работал в Узбекистане, Украине, Таджикистане, Киргизии, Молдове, Белоруссии, Армении, Азербайджане или Казахстане.

Также может быть интересно

Изменение порядка трудоустройства иностранных граждан в РФ в 2019 году

На вебинаре эксперт по мотивации персонала и системам опл [...]

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу?

Детальное руководство вы найдете в Постановлении Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Мы расскажем только о нескольких важных нюансах.

Работодатель (кроме физлиц без ИП) должен вести трудовую книжку для каждого сотрудника, который проработал у него больше 5 дней при условии, что эта работа является для человека основной. Если сотрудник впервые заключает трудовой договор, книжку нужно оформить не позднее 7 дней с момента приема на работу.

В документе указывают сведения о сотруднике:

  • Если работник изменил фамилию, имя или отчество, и новые данные не совпадают с указанными в трудовой книжке, прежние ФИО нужно перечеркнуть одной линией, вписать новые и указать, какой документ послужил основанием для смены данных. Запись нужно удостоверить подписью и печатью.
  • Дату рождения следует вписать в формате «число.месяц.год».
  • Данные об образовании нужно ввести на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений.
  • Специальность нужно указать в именительном падеже, на основании документа об образовании.
  • Печать организации, дата заполнения, подписи ответственного лица и работника и их расшифровка.

А также о работе, которую он выполняет:

  • Наименование организации. Если нет специализированного штампа, на котором оно указано, нужно вписать ручкой сокращенное и полное наименование. 
  • 1 графа. Порядковый номер записи.
  • 2 графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
  • 3 графа. На одном уровне с датой приема вписывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [N]». Название отдела и должность указывают в соответствии со штатным расписанием.
  • 4 графа. Номер и дата документа, на основании которого сотрудник был принят на работу. Обычно это приказ, но может быть и другой документ.

Сама запись о приеме на работу выглядит так:

Трудовая книжка

А если речь идет о назначении на должность генерального директора, так:

Трудовая книжка

Есть еще несколько базовых правил, которые нужно соблюдать при оформлении трудовой книжки:

  • Все даты нужно записывать только арабскими цифрами.
  • Для заполнения трудовой книжки можно использовать перьевую, шариковую ручку или роллер. Чернила должны быть стойкими к свету и влажности, синего, фиолетового или черного цвета. Обратите внимание: использовать гелевую ручку для внесения записей в трудовую книжку запрещено!
  • Записи с сокращениями недопустимы. Все слова нужно записывать полностью.

Записи в трудовой книжке должны быть аккуратными, без помарок, клякс и ошибок.

Как хранить трудовую книжку?

Правила учета и хранения трудовых книжек зафиксированы в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Согласно этим правилам, все трудовые книжки и вкладыши — как заполненные, так и чистые — подлежат строгому учету. Чтобы соблюсти это требование, нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу. Обе книги нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и скрепить сургучной печатью.

 При увольнении сотрудник подтверждает, что получил свою трудовую книжку, подписью в книге учета.

Еще несколько важных нюансов:

  • Лицо, ответственное за хранение, ведение, выдачу и учет трудовых книжек, назначает руководитель. Для этого он издает приказ или распоряжение.
  • Ни в одном законе или постановлении правительства нет информации о том, где именно нужно хранить трудовые книжки. Но есть сложившаяся практика: эти документы лучше держать в металлических сейфах или шкафах с замками. Главное, чтобы трудовые книжки были в сохранности, и посторонние лица не имели к ним доступа.
  • Выдать трудовую книжку сотруднику нужно в день его увольнения. Если это не удалось сделать по вине работодателя, ему придется выплатить работнику компенсацию. Если же сам сотрудник не явился за трудовой книжкой, работодателю достаточно отправить ему уведомление, чтобы освободить себя от ответственности за невыдачу документа.
  • В случае смерти сотрудника его трудовую книжку следует отдать его родственникам лично или переслать почтой по их требованию — но только после предъявления документов, подтверждающих родство. Если никто не захотел забрать документ, он должен храниться у работодателя.

Срок хранения трудовых книжек, которые никто не затребовал — 75 лет.

Как вносить новые записи в трудовую книжку?

Обратите внимание: при внесении каждой новой записи нужно ознакомить с ней сотрудника. Запись из трудовой книжки дублируется в личной карточке — в ней же сотрудник ставит подпись после ознакомления.

Перевод на другую должность

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата (пишется арабскими цифрами);
  • 3 графа — запись о переводе (переведен на должность [Х] в [место работы]);
  • 4 графа — номер и дата документа, который служит основанием для перевода.

Трудовая  книжка

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится только по инициативе сотрудника. Для этого работник должен принести в отдел кадров копию приказа о приеме на работу совместителя, заверенную директором компании, а также заявление о внесении соответствующей записи в трудовую книжку.

Запись нужно сделать так:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — календарная дата;
  • 3 графа — запись в формате: «Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») на должность специалиста в отдел закупок».
  • 4 графа — номер и дата документа, который служит основанием для приема на работу.

Трудовая книжка
При уходе сотрудника из компании запись об увольнении с работы по совместительству желательно сделать до внесения записи об увольнении с основного места работы. В этом случае нужно внести в графу 3 запись в формате: «Уволен с работы по совместительству из общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») по собственному желанию, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важный момент: запись об увольнении с работы по совместительству не нужно заверять печатью.

Увольнение

Запись об увольнении в трудовой книжке оформляется так:

  • 1 графа — порядковый номер записи.
  • 2 графа — дата увольнения арабскими цифрами.
  • 3 графа — запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ. Важный момент: если работник уходит из компании сам, можно писать и «уволен по собственному желанию», и «трудовой договор расторгнут». Главное — нужно соблюдать единообразие, т.е. выбрать одну формулировку и использовать только ее.
  • 4 графа — номер и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
  • В графе 3 под записью об увольнении нужно поставить печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Важный момент! Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ освобождает АО и ООО от обязанности использовать штамп. Получается, что если печати нет, достаточно подписи. Но так ли это? Вот что говорит наш эксперт:

«Это спорный вопрос. Я, как и многие другие специалисты, придерживаюсь иного мнения: информация о полной отмене печати в трудовых книжках не внесена в инструкцию, правила ведения и хранения. В инструкции до сих пор указана обязанность работодателя при первом заполнении трудовой книжки поставить печать на титульном листе. Соответственно, печать нужна».

Елизавета Владимировна Веселко,
специалист по подбору и адаптации кадров.

Также может быть интересно

Как уволить сотрудника за прогулы

Каждый случай увольнения сотрудника за прогулы индивидуален. [...]

Саботаж на рабочем месте: что может сделать HR-специалист?

Неважно, сколько сил и времени компания тратит на привлечени [...]

Вкладыши, дубликаты и копии трудовых книжек

Если заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки, в нее вшивается вкладыш. При этом в трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. Оформлять и вести вкладыш нужно точно так же, как саму трудовую книжку.

Если трудовая книжка утеряна, признана недействительной или стала непригодной к использованию, работодатель обязан оформить дубликат. В нем нужно указать суммарный общий стаж сотрудника до момента приема на работу в компанию, где он трудится сейчас, а также все записи с последнего места работы (награждения, перевод на другую должность и пр.)

Если сотруднику нужно подтвердить свою занятость, он может потребовать копию трудовой книжки. Нужно сделать копии всех страниц, где есть записи, а затем поставить на каждой из них печать, резолюцию «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или уполномоченного лица, указать текущую дату.

Что делать, если вы допустили ошибку при заполнении трудовой книжки?

Ошибочные сведения на титульном листе следует зачеркнуть одной линией и указать корректные данные. На обратной стороне обложки нужно указать ссылку на документ, который подтверждает правильность новых данных.

Исправлять и зачеркивать записи в разделах строго запрещено. Если была допущена ошибка, нужно указать, что запись недействительна, и внести корректные данные. Вот так:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата внесения исправлений;
  • 3 графа — «Запись под номером N недействительна»;
  • 2 графа — дата добавления новой корректной записи;
  • 3 графа — новая запись;
  • 4 графа — номер и дата документа, ставшего основанием для внесения правильных данных.

Трудовая книжка


Важный момент:
вносить исправления может только фактический работодатель. Если ошибка допущена в записи с прежнего места работы, для ее исправления нужен документ от прошлого работодателя.

Также может быть интересно

Изменения в трудовом законодательстве в 2020 году

Мы подготовили для вас обзор изменений в трудовом законодате [...]

Важная информация об электронных трудовых книжках

Чтобы давать Слушателям только актуальную и верную информаци [...]

Бонус: как проверить трудовую книжку?

Аудит трудовых книжек убережет вас от проблем с ФСС и трудовой инспекцией. Чтобы вам было легче проверять документы, скачайте наш чек-лист для аудита трудовых книжек — пройдите один пункт за другим, и вы точно ничего не забудете и не упустите.

ТК- V[1] 

Нужно оформить как таблицу или в 3 колонки, Главное, чтобы читателю было удобно.

Хотите узнать больше?

Специалист приемной комиссии ответит на все Ваши вопросы. Просто оставьте контактные данные в форме