5 лайфхаков, которые помогут вам успевать больше

Постоянно задерживаться на работе — не выход, ведь повышение эффективности работы плохо сочетается со стрессами и необходимостью трудиться сверхурочно. Уставший человек, во-первых, работает медленнее обычного, а во-вторых, чаще допускает ошибки, на исправление которых тоже уходит время.

Мы расскажем, как повысить эффективность работы, не задерживаясь в офисе допоздна.

1. Следите за тем, что отнимает ваше время

В течение 1-2 недель записывайте все, на что вы тратите рабочее время, а затем проанализируйте информацию. Чтобы упростить задачу, вы можете воспользоваться программой или мобильным приложением для организации рабочего времени — программа сама соберет статистику.

Когда получите результаты, подумайте, от каких дел, отнимающих время, вы можете избавиться.

В ходе таких исследований компании часто выясняют, что повышению эффективности персонала мешают:

• Частые перекуры, просмотр соцсетей и пр. Как с этим справиться, расскажем ниже.

• Постоянное перекладывание дел на конкретных сотрудников. Если вам делегируют крупную задачу, а вы и так загружены, уточните, какую работу вы должны сделать — свою или чужую. Объясните, что вы не успеете сделать в срок и то, и другое. Многим людям свойственно недооценивать уровень чужой нагрузки, так что прояснить ситуацию будет полезно.

• Ситуации, когда сотрудника постоянно отвлекают вопросами, просьбами, личными разговорами и пр.

Установите границы, чтобы вам не приходилось постоянно говорить «нет». Пусть коллеги и руководство знают: вы не из тех, кто ценит свое время и планы ниже, чем чужую прихоть.

2. Избавьтесь от горящих задач

Классическая ситуация: сотрудник приходит на рабочее место и сталкивается с десятком мелких задачек, которые «нужно решить немедленно». Пока он занимается ими, появляется еще с десяток просьб и требований от начальства, клиентов и коллег. В решении этих мелочей проходит весь рабочий день. На следующий день те мелкие задачи, которые вчера были еще «теплыми», уже превращаются в горящие — и рабочее время снова уходит.

Некоторые работники пытаются выполнить бесконечный поток мелких дел, так и не приступая к крупным и действительно важным.

Как повысить эффективность сотрудника в этой ситуации?

Научитесь отделять важные задачи от неважных и срочные от несрочных. Выполняйте их в порядке очереди: срочные важные, несрочные важные, срочные неважные и несрочные неважные.

Не бросайтесь выполнять каждую мелкую задачу. Анализируйте. Скорее всего, выяснится, что часть задач уже неактуальна, и еще часть можно делегировать менее занятым сотрудникам или стажерам, ассистентам.

Выделите на выполнение мелких неважных задач один час в день. Не позволяйте им захватывать все ваше время.

3. Ограничивайте время каждой встречи

Собеседование, планерка, беседа с работником — все это может растягиваться до бесконечности. Устанавливайте лимит по времени уже в начале встречи, чтобы все участники говорили только по делу.

4. Просто начните делать

Если вы долго не можете приступить к работе и вместо этого проводите время в разговорах с коллегами или в соцсетях, включите таймер на 25 минут и просто начните выполнять задачи. Пообещайте себе, что после этого отдохнете. Не позволяйте отвлекать себя в течение этих 25 минут. Если включитесь в работу и поймете, что готовы продолжать по истечении 25 минут, спокойно работайте дальше.

Запомните. Если не хотите что-то делать, прекратите тратить время и силы на придумывание оправданий. Просто начните.

5. Меньше переключайтесь

Каждое переключение с одной задачи на другую отнимает много времени, ведь вы должны вспомнить, что сделали в конкретном проекте и чем нужно заняться сейчас. Работая над крупной задачей, не отвлекайтесь на письма, чужие просьбы и мелкие дела.

Не пытайтесь делать два дела одновременно — например, проводить собеседование и разбирать почту. В результате вы не справитесь ни с тем, ни с другим.