Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?

В каждой компании должен быть налажен кадровый учет. Если его игнорировать или вести с нарушениями, можно получить наказание в виде штрафа, приостановления деятельности, дисквалификации должностных лиц. К тому же это чревато трудовыми спорами с сотрудниками. Для своевременного обнаружения ошибок кадрового учета проводится кадровый аудит. Специфике его выполнения можно обучиться на дистанционных* программах профпереподготовки и повышения квалификации.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит – это проверка всех документов и процессов компании, связанных с персоналом. Его цель – минимизировать риски штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, жалоб работников и споров с ними, а также повысить эффективность работы с кадрами.

Чаще всего под кадровым аудитом понимают проверку кадровой документации. В ходе проверки аудиторы устанавливают наличие всей необходимой документации по кадрам, правильность ее оформления с учетом актуальных требований трудового законодательства. Но помимо основного направления у этой процедуры есть и другие, например, аудит кадрового потенциала или кадровых процессов организации, который заключается в обобщении данных о сотрудниках компании (количестве, образовании, стаже и т. д.). Он проводится для того, чтобы разработать эффективную стратегию работы с персоналом.

Кому и когда нужно проводить аудит?

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться самостоятельно (руководителем компании, специалистами службы управления кадрами и любыми другими обученными сотрудниками), а также внешними специалистами. Он нужен всем организациям, которые хотят:

• вести кадровое делопроизводство в строгом соответствии с нормами законодательства;
• всегда быть готовыми к проверкам трудовой инспекции;
• оптимизировать бизнес-процессы.

Кадровый аудит желательно проводить регулярно, чтобы ошибки не накапливались и не повторялись. Его нужно выполнять обязательно в следующих случаях:

• когда предстоит государственная проверка, чтобы трудовой инспектор не нашел в организации никаких нарушений, не наложил штраф и другие санкции;
• при смене специалиста по кадрам или другого ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника, чтобы ошибки старого работника не перешли к новому;
• если есть угроза проверки по жалобе сотрудника, который имеет претензии к компании из-за несправедливого увольнения, несвоевременной выплаты заработной платы и т. д., чтобы подготовиться к визиту инспектора и трудовому спору;
• при изменении законодательства, касающегося оформления трудовых отношений с работниками, чтобы проверить соответствие всех кадровых документов новым требованиям.

Также аудит нужно выполнять и в некоторых других случаях, например, при смене руководства.

Этапы проведения аудита кадровой документации

1. Анализ наличия документации. Самостоятельный кадровый аудит начинают с проверки документов о трудовых отношениях с персоналом. Согласно законодательству, любая организация должна располагать:

• штатным расписанием;
• трудовыми контрактами или договорами;
• приказами о приеме сотрудников в организацию, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений;
• личными карточками работников;
• трудовыми книжками;
• графиками отпусков;
• табелями учета использования рабочего времени и расчета зарплаты;
• правилами трудового распорядка в организации;
• положениями о защите персональных данных сотрудников;
• внутренними актами компании по охране труда.

Ряд этих документов оформляется на бланках по установленной форме, остальные – в свободной форме.

2. Экспертиза документов. На этом этапе вся документация проверяется на соответствие требованиям по ее оформлению и содержанию.
3. Оформление итогов проверки. По результатам кадрового аудита составляется отчет, в котором приводятся данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства в организации, о выявленных ошибках и недочетах. Также в нем содержатся рекомендации по устранению нарушений кадрового делопроизводства.

Где пройти обучение и кем можно работать?

В Московской школе прикладного управления и делового администрирования вы можете на базе любого высшего или среднего профессионального образования пройти дистанционную* программу переподготовки объемом 400 часов:

Этот курс разработан для руководителей компаний, специалистов кадровых служб, других сотрудников, на которых возложены обязанности по кадровому учету и аудиту. В ходе обучения вы получите все необходимые знания по оформлению отношений с персоналом с учетом требований законодательства 2020 года. В вашем распоряжении окажутся полезные материалы, которые можно применять в практической деятельности, например, чек-листы, позволяющие самостоятельного провести кадровый аудит и подготовиться к проверкам трудовой инспекции. Получение новой квалификации будет подтверждено дипломом, с которым вы сможете устроиться в любую коммерческую или государственную организацию на должность менеджера по управлению персоналом. В Москве средняя зарплата таких специалистов начинается от 40-50 тыс. рублей, в других крупных городах России – от 25-35 тыс., в небольших – от 20 тыс.

Если вы уже работаете в сфере управления персоналом или у вас свой бизнес и вам нужно в максимально короткие сроки научиться самостоятельно проводить кадровые аудиты, выбирайте узкоспециализированную программу повышения квалификации объемом 144 часа:

На ней вы узнаете, как анализировать кадровую документацию, кадровые процессы и состав персонала, в том числе с учетом актуальных тенденций риск-менеджмента. Прохождение обучения подтвердит удостоверение установленного образца.

Регулярное проведение кадровых аудитов существенно снижает риски, связанные с неправильным ведением кадрового учета. Не стоит думать, что эта процедура бесполезна и лишь занимает время сотрудников или добавляет в бюджет дополнительную статью расходов. В условиях постоянного изменения трудового законодательства, участившихся проверок работодателей со стороны контролирующих органов и ужесточения наказаний за нарушения ТК РФ, кадровые аудиты становятся обязательными для всех представителей бизнеса. И их можно проводить самостоятельно, если пройти обучение по соответствующей программе дополнительного профессионального образования.

*Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий.