Ведение кадрового делопроизводства с нуля: пошаговые инструкции и советы для новичков

Для тех, кто только начал работать в сфере кадрового делопроизводства или думает о смене профессии, мы собрали полезную информацию.

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Задача такого сотрудника — разрабатывать, хранить и вести документы, связанные с оплатой труда, учетом персонала и рабочего времени. Именно он разрабатывает график отпусков и штатное расписание, оформляет прием на работу и увольнение, вносит записи в трудовые книжки, готовит бланки трудовых договоров, формирует отчеты и выдает справки. Специалист по кадровому делопроизводству фиксирует в документах командировки, прогулы, надбавки за сверхурочную работу, переводы на другую должность, награждения, дисциплинарные взыскания и пр.

Также этот сотрудник проверяет правильность оформления документов, подлинность вкладышей и трудовых книжек. От его профессионализма и внимательности зависит, возникнут ли у ФСС и трудовой инспекции вопросы к руководству по оформлению кадровых документов — а значит, получит ли компания компенсацию по больничным листам и избежит ли она штрафов и других проблем.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Это руководство особенно актуально для тех, кто пришел работать в очень молодую фирму, в которой еще не выстроены процессы. В этом случае специалисту приходится заниматься организацией ведения кадрового делопроизводства с нуля.

Для этого нужно:

1. Убедиться, что есть необходимое оборудование и программное обеспечение.
2. Собрать уже готовые кадровые документы и проверить правильность их оформления. Обратите внимание на устав: в нем могут быть указаны правила приема на работу директора и некоторых ключевых сотрудников, требования к штатному расписанию и прочие детали, которые вам нужно будет учитывать при оформлении документации.
3. Оформить назначение директора на должность.
4. Назначить ответственного за кадровую работу. Подготовить приказ и трудовой договор или дополнение к нему.
5. Подготовить обязательные кадровые документы:

• штатное расписание (разрабатывать его с нуля необязательно, можно взять стандартный бланк);
• правила внутреннего распорядка труда (статьи 189 и 190 ТК РФ);
• инструкцию о защите персональных данных (статья 87 ТК РФ);
• положение об охране труда;
• график отпусков (статья 123 ТК РФ);
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (чтобы фиксировать прием документа на хранение, выдачу на руки и пр.);
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (в ней вы будете указывать информацию о купленных для компании трудовых книжках и их выдаче сотрудникам);
• табель учета рабочего времени.

Важный момент: согласно статье 309.2 ТК РФ, если компания относится к микропредприятиям, можно не оформлять нормативные акты, в которых содержатся нормы трудового права (график сменности, правила внутреннего трудового распорядка и пр.)

6. Разработать и согласовать с директором типовой бланк трудового договора.
7. Издать приказ о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
8. Начать прием на работу сотрудников, оформление их трудовых книжек и личных карточек.
9. Вести документацию: приказы, дополнительные соглашения к трудовым договорам и пр. Следить за своевременным заполнением всех бумаг. Вовремя формировать отчеты.

Помните, что трудовая инспекция вправе проверить как ведутся кадровые документы и привлечь к ответственности за нарушение законодательства — а это касается не только ошибок в оформлении, но и противоречащих закону пунктов в трудовом договоре. Эта ответственность может быть возложена как на работодателя, так и на конкретное должностное лицо, в том числе на сотрудника отдела кадров.

Где пройти курсы по кадровому делопроизводству

Согласно профессиональному стандарту, работать этой сфере может человек со средним или высшим образованием, включая непрофильное. Если вы окончили колледж или вуз по другой специальности, достаточно будет пройти курсы переподготовки.

Если у вас уже есть профильное образование, но вы получили его давно и не работали по специальности, либо планируете постепенно подниматься по карьерной лестнице, пройдите курсы повышения квалификации.